İş Hayatında Verimliliği Azaltan Faktörlerden Kaçınmamızı Sağlayacak 10 Pratik Öneri
Günlük iş akışı içerisinde, verimliliğimizi azaltan onlarca faktörle uğraşmak durumunda kalıyoruz. Sorunların kaynağını doğru tespit edemediğimiz sürece bu düşüşü önlememizin de bir yolu yok. İşte, Daniel J. Levitin’ın “The Organized Mind Thinking Straight in the Age of Information Overload” adlı kitabıyla ilgili Forbes dergisine verdiği bir röportaj tam da bu noktada karşımıza çıktı. Yazar dergiye, çalışanların verimliliğini düşüren olgularla ilgili bir değerlendirme de bulunmuş. Biz de öne çıkan kısımları sizler için derledik.
1. Zihninizi Fazla Düşüncelerden Arındırın
Size verilen bir göreve konsantre almakta zorlanıyorsanız, zihninizi, akışı engelleyen düşüncelerden arındırmanız gerekir. Bunu yapabilmenin yolu ise, önce aklınızda durduraksız dönüp dolaşan ve işinizle ilgili olmayan tüm diğer düşünceleri izole etmenizdir. Ne mi yapacaksınız? Hepsini koca bir not defterine tek tek yazın. Böylece zihninizi arındırmış olursunuz ve önünüzde bekleyen işe odaklanabilirsiniz.
2. 2 Dakika Kuralını Öğrenin
Gün içinde yapmanız gereken tüm basit işler için belirli bir zaman dilimi ayarlayın. Bunun için 45 dakikalık ya da 1 saatlik bir aralık yaratmanız yeterli olacaktır. Yani size ufak tefek görünen (1-2 dakikalık) işlerin hepsini birlikte elden çıkarmaya özen gösterin.
3. Aynı Anda Birden Fazla Görevi Yerine Getirmeye Çalışmayın
Çalıştığınız zaman aralığında tek bir işe odaklanın. Aynı periyot içerisinde birden fazla iş arasında geçiş yapmak, sizi yorar, kaygılı ve sinirli kılar. Levitin’e göre tek bir işle meşgul olduğumuzda, birden fazla işle meşgul olduğumuzdan çok daha az enerji harcıyoruz ve beynimizin glikoz ihtiyacı azalıyor..
4. E-postaların Dikkatinizi Dağıtmasını Engelleyin
Yine yapılan bir başka araştırmaya göre, henüz okunmamış e-postalar, iş yapma kabiliyetinizi etkileyen unsurlardan biri. Öyle ki, okunmamış e-postalar efekftif IQ’nuzu 10 puan daha az kullanmanıza sebep olabiliyorlar.
5. Zaman İsteyen Büyük İşleri Sabah Saatlerinde Halledin
Levitin, önünüzde duran önemli işleri, sabah saatlerinde ele almanız halinde günün geri kalanında kendinizi daha olumlu ve rahat hissedeceğinizi söylüyor. Yani, sizi en çok rahatsız eden şey neyse önce onunla ilgilenin. Çünkü, gün içerisinde zihnimizdeki pratikliğin ve glükoz’un en yüksek olduğu zaman dilimi sabah.
6. Bildirimleri Sınırlayın
Kısacası bilgi kaynaklarınızı azaltın. Ya da bir diğer deyişle, cep telefonunuzdaki uygulamalardan ve sosyal medya hesaplarınızdan gelen anlık bildirimleri kontrol altına alın. Böylelikle, gün içinde zihninizi gereksiz düşüncelerle ve bilgilerle meşgul etmenin önüne geçebilirsiniz.
7. Kısa Molalar Verin
Çoğu işverene zaman kaybı gibi görünse de, yapılan araştırmalara göre, çalışma saatleri içinde, 2 saatte bir 15 dakikalık molalar vermek, çalışanların verimi ve yaratıcılıklarını artıran bir faktör. Bu zaman dilimini, kısa bir yürüyüşe çıkarak, müzik dinleyerek veyahut kestirerek geçirmeniz halinde beyninizin temporal bölgesinde bulunan ve ona reset atmanızı sağlayacak insula adlı kısma da ulaşma imkanınız olur.
Yine araştırmalara göre 15 dakikalık kısa bir uyku efekftif IQ’nuza 10 puan artı katkı sağlayacaktır.
8. Bilgiyi Filtreleme Kabiliyeti Edinin
Enformasyon okur yazarlığından bahsediyoruz. Bu da bilgiyi filtreleme kabiliyetine sahip olmak demek. İyi bir enformasyon okur yazarı olmak, aynı zamanda iyi bir bilgi filtreleyicisi olmak demektir. Böylece hem zamandan hem de çalışırken harcadığınız enerjiden tasarruf edersiniz.
9. Tıkandığınızı Hissettiğiniz Anlarda Hayal Kurmaya Çalışın
Düşüncelerimizi ya biz kontrol ederiz ya da onlar bizi. Çalışırken verimliliğimizi artırmanın yegane yolu ise kontrolün bizde olmasıdır. Böylelikle savrulmayız. Fakat beynimiz, boş otobanda hızı rölantiye alıp, ayağımızı gaz pedalından çekebileceğimiz bir araba değildir. Yani gün boyu aynı hızda kalamaz. İşte bu sorunun önüne geçmekte hayal kurabilme yetisinin önemi büyüktür. Hayal kurmaya başladığımızda, elindeki görevle meşgul olan zihnimize doğal bir şekilde reset atmış oluruz. Bu sayede göreve devam etmemiz için gerekli olan glikoz depolarının bir kısmını da tazelemiş oluruz. Dahası, hayal kurmak yaratıcılığımızı olumlu etkileyen bir faktördür. Çalıştığınız konu üzerinde daha önce farkına varmadığınız bir ilişki ağını ortaya çıkarmanıza yol açabilirler. Ya da bir sorunun cevabına ulaşmanızı sağlayabilirler.
10. Zamanınızı ve Enerjinizi Doğru Yönetmeyi Öğrenin
Pire için yorgan yakmak diye bir tabir vardır. Bazen ufak şeyleri gereğinden fazla büyütürüz. Ve enerjimizi yok yere harcarız. İşte bu verimliliğinizi doğrudan etkileyen bir faktördür. Karar almadan veyahut bir işe başlamadan önce, mesleki tecrübe birikiminizi gözardı etmeyin. Yani harcayacağınız zamanın ve emeğin, yapacağınız işe değip değmeyeceği hakkında iyice bir düşünün. Böylece olası bir sorunu, daha ortaya çıkmadan önlemiş olursunuz. Velhasıl, enerjinizi ve zamanınızı doğru işler için harcamayı öğrenin.
